Kako izvući maksimum iz radnih naloga?
Uočili smo da mnogi korisnici otvaraju radni nalog te u njega uredno upisuju podatke o vozilu i vlasniku. Zatim u polje ‘Opis’ upisuju korišteni materijal, rezervne dijelove i opisuju što je sve napravljeno na vozilu.
Iako su ti podaci korisni, upisani su na pogrešnom mjestu. Nažalost, informacije unesene samo u Opis ne mogu se iskoristiti za:
- Automatsku izradu procjena za kupca.
- Razduživanje skladišta (materijala i dijelova).
- Precizno vođenje evidencije utrošenog vremena po radniku i poslu.
- Automatsko prenošenje podataka na konačni račun.
Umjesto u polje ‘Opis’, ove podatke potrebno je upisati u namjenske obrasce unutar posebnih kartica radnog naloga.
1. Kartica “POSLOVI”
Ovo je ključno mjesto za planiranje i praćenje radova.
- Što unositi: Sve radove (usluge) koje namjeravate obaviti (npr. “Zamjena ulja i filtera”, “Balansiranje guma”).
- Kada: Unos je moguć dok je status radnog naloga “U pripremi” ili “Lansiran”.
- Prednost: Ova kartica omogućuje precizno praćenje vremena. Svaki radnik zadužen za posao može pokrenuti digitalnu štopericu na svom računalu čim započne s radom i zaustaviti je po završetku. Tijekom dana, radnik može raditi na više poslova, ali ne može istovremeno uključiti vrijeme na dva posla.
- Napomena: Ako radnik (npr. mehaničar) nema izravan pristup računalu, štopericom može upravljati ovlaštena osoba (administrator). Važno je paziti da se štoperica ne ostavi uključena preko noći. Ako se to dogodi, postoji mogućnost ručne korekcije vremena početka i završetka rada za svakog radnika. Ručni upis je uvijek moguć i bez štoperice.
- Završetak posla: Kada je posao obavljen, označite ga statusom “Obavljeno”. Sustav će automatski zbrojiti sve utrošene minute i prikazati ukupno vrijeme u satima u koracima po 15 minuta. Ove podatke možete ručno ispraviti sve dok radni nalog nije zatvoren.
2. Kartica “STAVKE”
Ovdje se unose svi artikli i usluge koje će biti na fakturi. U svaki posao treba upisati uslugu koja će se fakturirati.
- Što unositi: Usluge za fakturiranje, materijal i rezervne dijelove.
- Važno: Direktan unos materijala i dijelova u ovu karticu moguć je samo ako nemate uključen modul za vođenje zaliha (skladište). Ako imate aktivno skladište, materijal se mora izdati putem “Izdatnice” kako bi se osiguralo pravilno razduživanje.
Završetak radnog naloga i fakturiranje
Nakon što su svi radovi obavljeni i materijal utrošen:
- Zatvorite radni nalog. Nakon zatvaranja, nije moguće izdavati dodatni materijal niti upisivati novo vrijeme rada.
- Izradite račun. Zatvoreni radni nalog možete fakturirati jednim klikom.
- Procjena za kupca: Tijekom radova, iz otvorenog radnog naloga možete ispisati “Procjenu” koju kupac može odobriti i platiti unaprijed.
- Rad na temelju ponude: Ako ste radni nalog kreirali iz “Ponude”, svi podaci (količine, cijene, opisi) će se automatski prenijeti u radni nalog, a potom i na konačni račun.
Zaključak: Korištenje predviđenih kartica umjesto polja “Opis” omogućuje vam automatsko vođenje evidencije, štedi vrijeme i u konačnici osigurava točnost podataka za izvještaje i fakturiranje.